kantrium.com | MySuomi.com | vivaspb.com | finntalk.com

Блог

Як ефективно працювати на виставці

   Як правило, кінцевою метою участі у всіх виставках є збільшення об'єму замовлень і як результат - збільшення об'єму збуту продукції. Для того, щоб добитися максимального ефекту від виставки, тобто отримати максимально можливу кількість замовлень, компанії необхідно ретельно спланувати свою працю, вчасно і після виставки.

   Передвиставкова робота включає наступні етапи:
1. постановка завдань;
2. поточна робота по плануванню виставки;
3. передвиставковий маркетинг;
4. підготовку виставкового персоналу.

Постановка завдань

   Напевно, це найскладніший етап для більшості компаній. Слід чітко визначити для себе, чому ваша компанія повинна брати участь в даній виставці? Метою участі може бути:
- представлення нового продукту клієнтам;
- збільшення ринку збуту;
- демонстрація виробничих можливостей і досягнутих результатів, тобто іміджеве позиціювання на виставці.
   Все це, у результаті, сприяє збільшенню збуту вашj] продукції.
   Друге питання, на яке ви повинні собі відповісти: «На скільки саме ви плануєте збільшити збут продукції?».
   Допустимо, ємкість ринку, що цікавить вас, складає 2 млн одиниць продукції. На даний момент ваша компанія працює з 3 дистриб'юторами, які в загальній сумі реалізують 3600 одиниць продукції. Таким чином, кінцевою метою вашої участі у виставці буде збільшення збуту на 1996400 одиниць продукції.
   Скільки клієнтів ви повинні залучити, аби отримати замовлення на таку кількість продукції? Середня величина продажів на одного дистриб'ютора складає 1200 одиниць, тобто вам необхідно залучити за час роботи на виставці 1664 потенційних клієнта. Але, як правило, виставку відвідують не лише представники компаній, яких може зацікавити ваша продукція, але і випадкові відвідувачі, що прийшли поглянути на досягнення в якій-небудь сфері діяльності. Вони дуже люблять говорити «даремно», а оскільки від них застрахуватися неможливо, слід збільшити заплановану кількість контактів на 25% від загальної кількості очікуваних відвідувачів виставки. Цю інформацію вам може надати оргкомітет виставки. Допустимо, очікується 12000 чоловік, тоді 25% - 3000 чоловік, складатимуть «неякісні» клієнти.
В результаті виходить 4664 контакти, які необхідно здійснити протягом роботи виставки.
   Скільки персоналу вам необхідно залучити для досягнення цієї мети?
    Як показує практика, один асистент може провести 6 контактів в годину, тобто 28 контактів в день (з розрахунку безперервного семи-вартового робочого дня). Якщо виставка триває 4 дні, то асистентові за час її роботи реально залучити 112 чоловік. Вам для досягнення цих цілей буде потрібно персонал в кількості 41 людини. Ця цифра нереальна, тому для менеджера важливо визначити ту золоту середину, при якій максимально задовольнятимуться поставлені перед ним маркетингові завдання, що враховують можливості підприємства.
   У справжньому прикладі залучення виставкового персоналу в кількості чотирьох чоловік приведе до 448 контактів, 336 з яких складатимуть контакти з потенційними клієнтами. Реальним прогнозом збільшення збуту буде цифра в 403200 одиниць продукції, що складає 20% від ємкості ринку. Добрий результат маркетингової роботи за 4 дні.

Планування виставки

   Поточна робота по плануванню включає ведення переговорів з організаторами виставки, складання кошторису на проведення виставки, підготовку виставкових експонатів.
   Грамотне ведення переговорів з організаторами виставки допоможе вам ретельніше скласти кошторис виставкових витрат. У неї обов'язково має бути включені сім категорій:
1. оренда місця;
2. витрати на експозицію;
3. транспортування і складування;
4. виставкові послуги;
5. персонал;
6. реклама і просування;
7. переїзд і відпочинок.
   Окремої уваги вимагають виставкові експонати, оскільки вони є першими, що бачить відвідувач, що дефілює по проходах. Якщо вони брудні, биті по краях, погано освітлені, то саме це і справить перше і найважливіше враження на ваших постійних замовників і майбутніх клієнтів. Подумайте завчасно про їх реконструкцію, упаковку і правильне транспортування до виставки.

Передвиставковий маркетинг

   Успіх на торгівельній виставці цілком залежить від вас, але ні в якому разі не від організаторів виставки! Жоден організатор виставки не приведе вам сотні клієнтів, тому що в своєму передвиставковому маркетингу він робить упор на подію, яку він збирається провести, а не на вашу участь в нім.
   Тому ефективно прив'язуючи маркетингову кампанію до майбутньої виставки, за 2-3 місяці до її відкриття, ви можете привернути додаткову увагу до вашої участі в ній, акцентуючи увагу на назві виставки, часі і місці її проведення, а також продукті, який ви збираєтеся демонструвати.
Самий кращий спосіб залучити потенційних клієнтів - персональне запрошення. Перший крок в цьому процесі - визначення вашої цільової аудиторії і підготовка поштового списку, що включає постійних покупців і потенційних клієнтів. Розсилку листів краще починати за 2-3 місяці до відкриття виставки. Лист не має бути довгим, повинно повідомляти про назву виставки, місці і часі її проведення, про виставковий продукт і про користь, яку ваші клієнти можуть витягувати з відвідин вашого виставкового кіоску, місце його розташування, а також містити ім'я, номер телефону і адресу людини, в якої можна буде отримати інформацію.
   Через тиждень після першого листа необхідно нагадати про себе через телефонні дзвінки і особисті зустрічі з клієнтом, що цікавить вас. Найголовніше тут - особисте спілкування і інтерес, що проявляється з вашого боку.
   Інший засіб залучення клієнтів - поштова розсилка. Складіть список вже існуючих клієнтів, що робили запити про ваш продукт протягом останніх 12 місяців. Необхідні дані ви можете узяти в торгівельного одягнула, у біржових брокерів, в торгівельних асоціаціях, в спеціальній періодичній літературі за вашим профілем. Далі ви складаєте план розсилки запрошень, згідно якому кожен клієнт із затвердженого списку один раз в два тижні одержує лист - запрошення на виставку. До листів можна прикласти невеликі сувеніри (календарі, фірмові ручки, брелоки і так далі).
   Запрошення факсом також буде ефективним запрошенням, якщо пам'ятати про деякі нюанси:

- Ваше повідомлення має бути коротким, не більш за сторінку, для того, щоб позбавити вашого клієнта від читання «простирадла».

- Краще всього відправляти повідомлення увечері. По-перше, ви не займатимете робочий час клієнта, а по-друге, саме ваше повідомлення буде першим документом на його столі вранці!

   У століття технічного прогресу не можна забувати про компьюторной зв'язок, який стає усе більш популярним. Використання e-mail не відніме у вас великих грошей і часу, але потрібно враховувати наступні дві особливості:

- працюючи з e-mail, ви працюєте з масою, а не з индивидумами;

- важко знайти e-mail всіх потенційних клієнтів.

   Хороший засіб роботи з цільовою аудиторією - публикації в періодиці. Для досягнення більшого ефекту, в них краще подавати серію невеликих рекламних повідомлень про вашу участь у виставці протягом декількох місяців до її відкриття, ніж розмістити великий блок реклами в спеціальному випуску, що навіть роздається безкоштовно. Це пояснюється тим, що, як правило спеціалізовані видання поширюються на виставках і читаються вже після їх завершення.
   Багато компаній розміщують оголошення в місцевих мас-медіа (газети, ТБ) за день до відкриття виставки, не враховуючи той факт, що більшість відвідувачів долають великі відстані, аби попасти на виставку, і їм просто ніколи знайомитися з подібними публікаціями.
   Використовуючи ці інструменти передвиставкового маркетингу, потрібно пам'ятати, що для вас важливе, аби клієнт прийняв рішення про відвідини вашого стенду і вніс цей пункт до свого календарного плану до того, як він попаде на виставку!

Підготовка виставкового персоналу

   Все планування не матиме жодного ефекту, якщо його виконавці не будуть точно знати, в чому суть справи. Перед виставковим персоналом необхідно поставити конкретні цілі, як корпоративні, так і особисті, а також пояснювати дороги їх досягнення.
   Мінімум за 4 місяці до відкриття виставки необхідно починати повчальні збори для виставкового персоналу. Ваш асистент на виставці повинен вільно володіти інформацією про історію розвитку компанії, сфері її діяльності і про її продукцію, володіти інформацією про конкурентів (знати їх слабкі і сильні сторони, методи роботи з клієнтами), а також знати плани розвитку компанії (розширення асортиментного ряду, введення спеціальних знижок або дистриб'юторської мережі).
   Якщо для вас складно періодично збирати весь виставковий персонал, то в будь-якому разі надайте їм максимум інформації. Наприклад, можна зробити аудіозапис з повною інформацією про продукт і, як з ним звертатися і як його демонструвати. Ваші співробітники можуть прослухати їх по дорозі на виставку.
   Також відмінний засіб передачі інформації - щомісячний бюлетень про нову продукцію. Він має бути коротким і легким для читання. Можна створити систему заохочень в освітньому процесі. Висилаючи інформацію, прикладете екзаменаційні листи. Той, хто правильно відповість на всі питання, отримує який-небудь приз або винагороду.
   Також причиною поганої роботи персоналу, окрім недостатнього знання продукту, що виставляється, може бути його зацікавленість в кількості, а не в якості. «Ура! Я роздав 2000 брошур. Виставка вдалася!» Саме така одна з найпоширеніших помилок роботи на виставках. Було б непогано організувати для свого виставкового персоналу окремий тренінг з особистого продажу товару клієнтові, запросивши для цього окремого фахівця в цій області. Це допоможе вирішити відразу два завдання:

1. персонал навчиться грамотно працювати з клієнтами, тобто перетвориться з пасивного приймальника замовлень в їх добувача;

2. персонал отримає потрібний психологічний настрій для грамотної роботи з клієнтами.

Робота на виставці

   Ефективний передвиставковий маркетинг і планеування потрібно підкріпити активною роботою на виставці. І для того, щоб уникнути проблем, які можуть виникнути в останню хвилину, потрібно слідувати наступним правилам:

- на виставку краще приїжджати за два дні до її відкриття, для того, щоб повністю підготувати вашу виставкову експозицію за 24 години до відкриття. Це допоможе розібратися з проблемами, що виникають, як правило, несподівано (поломка устаткування, втрата зразків, затримка літератури і так далі). Крім того, ви зможете провести всілякі брифінги.
   Необхідно замовляти сервіс заздалегідь. Лише в цьому випадку ви можете розраховувати на виконання послуг якісно і в строк. Якщо протягнути час аж до відкриття виставки, то доведеться відстоювати довгу чергу, аби замовити все необхідне, а потім довго сидіти у виставковому кіоску в чеканні робочих. Кому потрібна така втрата часу, а значить, і грошей?
   Незайве узяти з собою готівку на непередбачені витрати.
   Важливий момент, що визначає успіх на виставці, - представлення продукту на стенді. Статистика показує, що 70% покупців скаржаться на те, що виставковий персонал погано обізнаний про свій продукт. Перед виїздом на виставку ще раз переконаєтеся в тому, що всі ваші асистенти володіють повною інформацією про товари, що виставляються, або послуги.
   На окрему увагу заслуговує демонстрація продукту. Потенційні клієнти швидше оцінять ваш продукт, якщо їм буде продемонстровано те, як він працює. Навчите персонал демонструвати продукт!
   Елемент ризику всякої демонстрації - сам продукт. До відкриття виставки необхідно перевірити, як він працює. Демонстрація несправного продукту може справити неприємне враження на потенційного клієнта, а у гіршому разі ви просто його відлякаєте. Кожен ранок, до відкриття виставки, потрібно проводити пробні демонстрації. Якщо у вас що-небудь зламається, у вас буде час для усунення неполадок.
   На виставці необхідно пам'ятати про ваших конкурентів. Вони теж приїхали показати все краще, що у них є. Гріх не скористатися цим. Спробуйте взнати, що новенького вони виставляють. Яка їх структура ціноутворення? Як швидко вони виконують замовлення? У чому переваги їх продукту? Чим приваблива їх експозиція? Як вони працюють з клієнтами?
   Після повернення ви зможете підсумувати всю зібрану інформацію і зробити відповідні виводи.

Робота після виставки

   Ваші потенційні клієнти, повернувшись з виставки, поринули в повсякденну, рутинну роботу. Ось тут сам час нагадати про себе, поки вас пам'ятають: необхідно зв'язатися зі всіма потенційними клієнтами відразу після закінчення виставки.
   Існує одне чудове правило, називається «48 годин» або «Давайте не поскупимося і доставимо потенційному клієнтові необхідну інформацію ще до того, як він повернеться в свій офіс, - це справить на нього незабутнє враження». Згідно цьому правилу, всю необхідну інформацію слід відправляти клієнтові увечері, після зустрічі з ним на виставці. Тим самим ви підкреслите вашу турботу і особистий підхід до проблем клієнта, а також продемонструєте рівень професіоналізму.
   Завершуючий етап участі у виставці - оцінка досягнутих результатів відразу після виставки, через 6 місяців після виставки і через 12 місяців. Це буде не важко зробити, якщо на самому початку ви поставили конкретні завдання участі.
   Допустимо, ви передбачали:
Відразу після виставки - 200 нових клієнтів
Через 6 місяців - 68 нових клієнтів
Через 12 місяців - ще 68 нових клієнтів
Всього: 336 нових клієнтів
   При підрахунку нових контактів і клієнтів ви повинні знати, за допомогою чого зав'язалося знайомство: прямих поштових розсилок, виїзної роботи або на торгівельній виставці. Це допоможе ретельніше і більш грамотно, спланувати подальшу виставкову діяльність.